Rechnungsautomatisierung

Eine einzige Rechnung manuell zu verarbeiten kostet durchschnittlich 12–15 € und dauert 8–14 Tage. Bei 10.000 Rechnungen pro Jahr summiert sich das auf 120.000–150.000 € — nur für das Eintippen, Prüfen und Freigeben. AI reduziert das auf unter 2 € pro Rechnung.

OCR und intelligente Dokumentenerkennung

Von OCR zu IDP

Einfaches OCR (Optical Character Recognition) erkennt Text — mehr nicht. Intelligent Document Processing (IDP) versteht Kontext:

• Layout-Erkennung: Wo stehen Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Fälligkeitsdatum?
• Entity Extraction: IBAN, USt-ID, Lieferantenname, Positionen
• Tabellenextraktion: Einzelpositionen mit Menge, Preis, Gesamtbetrag
• Multi-Format: PDF, Scan, Foto, E-Mail-Anhang, ZUGFeRD, XRechnung

Genauigkeit 2026

Moderne IDP-Systeme erreichen:

• Strukturierte Rechnungen (Standard-Layout): 95–98 % Feldgenauigkeit
• Semi-strukturierte Rechnungen: 85–92 %
• Handschriftliche Belege: 70–80 % (besser mit Fine-Tuning auf eigene Belege)

Tools: ABBYY Vantage, Kofax, Rossum, Klippa, oder Open-Source (Donut, LayoutLM).

Invoice Matching

Drei-Wege-Abgleich

AI automatisiert den Abgleich zwischen:

1. Bestellung (Purchase Order)
2. Wareneingang (Goods Receipt)
3. Rechnung (Invoice)

Wenn alle drei übereinstimmen → automatische Freigabe (Straight-Through Processing).

AI-gestützte Toleranzen

Statt starrer Regeln ("Abweichung > 1 % → manuelle Prüfung") lernt AI:

• Welche Lieferanten regelmäßig leicht abweichen (Rundungsdifferenzen)
• Bei welchen Warengruppen Mengenabweichungen normal sind
• Welche Preis-Schwankungen saisonbedingt akzeptabel sind

Ergebnis: Die Straight-Through-Processing-Rate steigt von typischerweise 30 % auf 65–80 %.

Freigabe-Workflows

Intelligentes Routing

AI optimiert den Freigabeprozess:

• Auto-Approve: Rechnungen unter Schwellenwert + bekannter Lieferant + PO-Match → sofortige Freigabe
• Smart Routing: Rechnung geht an den richtigen Freigeber (basierend auf Kostenstelle, Betrag, Lieferant)
• Eskalation: Überfällige Freigaben werden automatisch eskaliert
• Duplikat-Erkennung: AI erkennt doppelt eingereichte Rechnungen (auch bei leicht veränderten Beträgen)

Compliance-Prüfung

AI prüft automatisch:

• USt-ID-Validierung: Ist die Steuernummer gültig? (VIES-Abfrage)
• Sanktionslisten: Ist der Lieferant auf einer Sanktionsliste?
• Vertragsbedingungen: Stimmen Zahlungsziele und Preise mit dem Vertrag überein?
• Budget-Check: Ist noch Budget auf der Kostenstelle verfügbar?

ROI-Rechnung

Skonto-Effekt: Wer schneller verarbeitet, kann mehr Skonto ziehen. Bei 10 Mio. € Einkaufsvolumen und 2 % Skonto sind das bis zu 200.000 € Ersparnis pro Jahr — allein durch schnellere Verarbeitung.

Quick Win: Starten Sie mit den Top-20-Lieferanten (die machen meist 80 % des Volumens aus). Trainieren Sie das IDP-System auf deren Rechnungsformate und skalieren Sie dann.